Por que armazenar documentos da minha empresa em um Self Storage?

Em um contexto corporativo, a busca pela gestão do espaço e a organização do ambiente de trabalho é algo primordial para o sucesso das empresas e o destaque em meio a um mercado competitivo.

No Brasil, com uma infinidade de papéis e a necessidade de guardá-los por longos períodos, a opção por uma empresa de Self Storage — ou seja, a locação de espaços para armazenar documentos e até mesmo móveis e equipamentos — tem se mostrado um caminho prático e eficiente para solucionar tal questão.

Se na sua empresa este processo já se tornou um problema, então é hora de ficar atento ao que há de mais inovador no ramo. Pensando nisso, preparamos um artigo com os principais motivos para armazenar documentos corporativos em um Self Storage. Acompanhe e entenda melhor!

Quais as principais vantagens do Self Storage na armazenagem de documentos?

Todo bom gestor sabe que organizar a papelada da empresa é fundamental para o funcionamento adequado do negócio. Afinal, manter a documentação organizada e protegida significa garantir a originalidade, a legalidade e a validade das informações ali contidas.

Por isso, listamos abaixo as 6 principais vantagens de investir em um Self Storage para armazenar devidamente os documentos da sua empresa:

1. Boa relação custo-benefício

A relação custo-benefício é direta e fácil de ser comprovada. Com menos imposição de arquivo, é possível, por exemplo, mudar-se para um prédio ou uma loja menor, poupando, assim, em aluguel, ou mesmo obtendo ganho de capital na troca de imóvel.

Há ainda a alternativa de contratos flexíveis, com períodos adequados de acordo com as necessidades e a estratégia da empresa — modalidade de contrato que possibilita eficiência financeira e operacional.

Faça um comparativo: você verá que vale muito a pena optar por essa medida, que pode proporcionar grandes benefícios para o orçamento da empresa.

2. Maior segurança para armazenar documentos

A questão da segurança é muito observada pelas empresas de Self Storage. Por isso, tenha certeza de que seus documentos estarão mais protegidos nesta forma de acondicionamento.

Riscos de incêndio, roubos e perdas, por exemplo, ficarão sob maior controle, em local planejado especificamente para receber seu acervo. Este cuidado com a gestão de documentos vai poupar os gestores de um grande número de problemas.

Além disso, com a documentação devidamente armazenada, é muito mais fácil ter acesso a cada informação. É muito comum, nesse caso, o arquivamento de dados que podem acabar sumindo por falta de um processo linear de guarda. Por outro lado, com o Self Storage, os gestores podem focar na atividade principal, deixando o arquivamento de documentos por conta de uma empresa especializada.

3. Ganho de espaço na sede da empresa

Outro ponto que traz grande vantagem para quem opta por armazenar documentos em um Self Storage é a liberação de espaço físico nas dependências da empresa. Esta medida possibilita novas perspectivas de aproveitamento de áreas que se encontram com uso engessado devido à enorme quantidade de papelada.

Neste sentido, é possível que a equipe de gestão trabalhe com o espaço extra de diversas formas, inclusive que possam otimizar o faturamento do negócio. Veja o que pode ser feito com um ambiente após o acondicionamento dos documentos em um Self Storage:

• locação da área;
• abertura de um novo setor na empresa;
• área de lazer para os funcionários;
• espaço para a demonstração de produtos e serviços;
• salas de reunião.

4. Conservação adequada dos documentos

Documentos precisam ser guardados em local apropriado para a sua conservação, com boa iluminação e temperatura correta. É fácil perceber como o mau acondicionamento pode fazer com que informações se apaguem e percam a validade, de modo a deteriorar informações valiosas para a empresa.

No Self Storage, os seus itens serão cuidadosamente armazenados com uma visão de longo prazo. Desta forma, toda a documentação poderá ser acessada no estado original em que foi arquivada. A solução é um grande destaque nesse controle de qualidade.

5. Acesso ágil ao conteúdo armazenado

Armazenar documentos em um Self Storage é ter a certeza de que tudo estará devidamente guardado e organizado. Isto possibilita o acesso ágil ao conteúdo entregue pela sua empresa, trazendo benefícios também para os processos internos.

Inclusive, algumas empresas de locação de espaço possuem normas de especificação a serem seguidas antes da entrega, como caixas produzidas em determinados padrões de tamanho e modelos de etiquetas para identificação.

Desta forma, é possível que sua empresa tenha acesso rápido aos arquivos, evitando que a equipe de gestão seja surpreendida por algum prazo inesperado ou mesmo com um volume incomum de operações que demandem os documentos arquivados.

6. Segurança e praticidade em todas as modalidades de armazenagem

Como destacamos durante o artigo, é evidente como o Self Storage atua com qualidade e praticidade para otimizar os processos de uma empresa. Ainda assim, é importante que o gestor tenha em mente alguns cuidados para contratar um parceiro de excelência para auxiliar nesse desafio.

Inicialmente, o objetivo do Self Storage é oferecer um armazenamento de confiança e que atenda às necessidades de pessoas e empresas. Para tanto, é importante que você busque um parceiro que ofereça contratos mensais e sem a cobrança de multas — um grande diferencial para efetividade desse planejamento.

Por fim, é importante verificar os tipos de Self Storage que podem ser oferecidos, já que o mercado conta com diversas possibilidades que vão além do documento em papel. Podemos destacar, neste sentido, as seguintes modalidades:

• guarda de mercadorias;
• guarda de equipamentos;
• guarde de objetos de valor;
• guarda de coleções;
• guarda-volumes;
• guarda-móveis;
• guarda-documentos.

Contando com essa praticidade, você certamente terá a garantia de que está contratando um storage de qualidade e pronto para atender às suas necessidades.

Por que o Self Storage é a alternativa mais vantajosa para armazenar documentos?

A princípio, muitas pessoas têm dúvidas sobre qual é a melhor alternativa para contratar: os tradicionais cofres de banco ou uma solução de Self Storage. Neste caso, é importante avaliar as necessidades do negócio, sobretudo no que diz respeito à agilidade e praticidade.

Geralmente, os cofres são bem mais caros e burocráticos, impossibilitando o acesso rápido aos dados armazenados. Com o Self Storage, a empresa conta com o mesmo nível de segurança e ainda pode parametrizar o acesso às informações acondicionadas.

Por estas razões, a grande maioria das pessoas físicas e jurídicas acaba considerando o Self Storage como a opção mais vantajoso para armazenar documentos. Além de todas as vantagens citadas acima, outras duas questões fundamentais justificam a opção pelo Self Storage. Confira:

Documentos livres de traças e outros insetos

Se você armazenar os documentos da sua empresa em um local qualquer e sem os devidos cuidados, uma coisa é certa: a papelada vai se degradar naturalmente pelas condições climáticas ou pela ação de insetos, como as temíveis traças.

As traças costumam viver no interior dos edifícios e possuem hábitos noturnos. Por isso, geralmente não as vemos sair de seus esconderijos, mas sabemos do estrago que elas podem causar, principalmente em papéis ou tecidos.

Isto acontece porque o organismo da traça é capaz de digerir a celulose — principal substância constituinte dos papéis —, o que faz deles um alimento em potencial para esse tipo de praga.

Portanto, para se ver livre não só das traças mas também de outros animais (como ratos e baratas), o ideal é investir no Self Storage, que é a única alternativa capaz de garantir a proteção total dos documentos armazenados.

Documentação com validade preservada

Ao cuidar da organização dos documentos, sua empresa também sai ganhando no seguinte quesito: manutenção da validade e originalidade do documento.

Ou seja, sabendo que a documentação está devidamente armazenada, você não correrá o risco de perder a legalidade das informações ali contidas. Além disso, quando o documento vencer, você poderá descartá-lo sem peso na consciência, livrando-se do excesso de informações desnecessárias.

Quanto ao prazo da validade do documento, recomenda-se que sejam guardados por cinco anos os seguintes extratos:

• principais tributos (IPTU, IPVA, Imposto de Renda, etc.);
• contas de água, luz e telefone;
• recibos de plano de saúde;
• recibos escolares;
• recibos da fatura do cartão de crédito;
• recibos de condomínios.

Recomenda-se que sejam guardados por um prazo de três anos:

• recibos de pagamento de aluguel;
• recibos de pagamento de restaurantes;
• recibos de diárias hoteleiras;

Já os comprovantes de financiamento imobiliário precisam ser guardados pelo período contratual.

Documentação organizada é sinônimo de gestão eficiente

Quando o volume de documentos é pequeno, você pode até não ter tanta dificuldade para organizar a papelada. Mas, com o passar do tempo, a documentação vai aumentar consideravelmente de tamanho, ficando inviável armazená-la sem o auxílio de um Self Storage, o que compromete seu tempo e a produtividade do seu negócio.

Se ainda resta dúvida quanto à importância da armazenagem adequada, reforçamos as características que o Self Storage oferece ao agilizar a gestão de documentos da sua empresa:

• leitura fácil;
• acesso ágil;
• sigilo das informações;
• organização da papelada;
• redução do risco de multas fiscais.

Viu como são grandes as vantagens ao armazenar documentos empresariais em um Self Storage? Independentemente do porte ou segmento da sua empresa, investir em um Self Storage é a melhor escolha para otimizar os processos do seu negócio, acessar as informações com a segurança necessária e, assim, economizar com custos operacionais.

E lembre-se: antes de enviar a documentação, organize e padronize a papelada, de forma que você possa solicitar o seu material com mais agilidade sempre que precisar dele.

Se você gostou deste post e está em busca das melhores alternativas de gestão empresarial, entre em contato conosco e otimize seu negócio de forma prática, segura e confiável!