6 erros de organização que prejudicam o crescimento da empresa

Você já obteve um resultado negativo na sua empresa mesmo tendo feito tudo conforme manda o figurino? Procurou, procurou e não conseguiu encontrar o problema?

Isso pode ter acontecido porque, na ânsia por uma solução que mantivesse o crescimento da empresa, você deixou de olhar para o verdadeiro vilão da história. “Como assim?”, você nos pergunta.

É simples: muitas vezes, as falhas não são fruto de um agente externo que chegou de repente e quebrou o ritmo, mas sim de práticas adotadas internamente que não valorizam a otimização e a fluidez dos processos empresariais.

E aí, quer aprender a identificar essas maçãs podres? Então você está no lugar certo! Separamos neste post os 6 erros que mais prejudicam o sucesso nos negócios, para você parar de cometê-los agora mesmo. Vamos lá?

1. Não controlar a saúde financeira

Sabemos que os gerentes têm de lidar com inúmeras responsabilidades no decorrer do dia. Para dar conta da rotina, alguns deles colocam a organização financeira em segundo plano. De fato, isso é compreensível — mas não é indicado.

Isso porque a saúde financeira da sua empresa é o principal motor que a conduzirá para o sucesso. Logo, sem um controle financeiro, será muito difícil identificar onde você está gastando demais, onde pode investir e onde pode melhorar.

Ou seja: assim, você mais perde do que ganha.

Hoje em dia, a tecnologia facilitou e muito a vida de quem precisa se desdobrar para atender aos seus compromissos. Um bom exemplo disso é a grande oferta de softwares financeiros, que automatizam e reúnem essas informações em um único lugar.

Mas, se não puder fazer esse investimento, comece a controlar todos os lucros e dividendos da sua empresa por conta própria. Abra uma planilha no Excel e relacione tudo o que você gasta e recebe, utilizando uma aba para cada mês do ano. Com o tempo, você perceberá o quanto isso vale a pena.

2. Não saber quando arquivar os documentos

Você já teve a impressão de que todos os seus documentos são importantes? Se sim, então, em algum momento, você já entrou na sua sala e se deparou com uma pilha de papéis que poluíam o ambiente. Como se sentiu ao trabalhar em um lugar assim?

Pois é: é nesses momentos que a desorganização de documentos mostra a que veio. Ela diminui consideravelmente a energia que você aplicaria na realização de suas tarefas.

De acordo com um levantamento feito na Inglaterra, uma pessoa pode perder até cinco horas por semana procurando itens no escritório. É muito tempo, não é mesmo? Mas, agora, você não terá mais esse problema!

Basta manter arquivados no seu ambiente de trabalho — e nos demais setores da sua empresa — apenas os documentos do ano atual e do anterior. Os mais antigos, você envia para o almoxarifado.

Contudo, fique atento para não criar um museu de documentos na sua empresa. Preste atenção aos prazos para guardar os documentos e conserve-os apenas pelo período necessário.

3. Não ter foco ao organizar

Dos dois erros que citamos até agora, qual você arrumaria primeiro: o controle financeiro ou o controle de documentos? Afinal, saber essa resposta é fundamental para que você possa extrair o melhor da organização.

De fato, o único caminho que vai garantir esse resultado é o de manter o foco. Isso quer dizer que você terá de priorizar os itens que precisam de ajustes para, depois, fazer as mudanças que forem necessárias.

Pense rápido: no seu caso, o que é mais urgente? As finanças ou o arquivamento?

Você deve agir primeiro no que for crucial, e concentrar todos os seus esforços para resolvê-lo. Só depois avançar para o seguinte. Do contrário, se quiser abraçar tudo de uma vez acabará tratando com superficialidade o que merece sua total atenção.

4. Não explorar os espaços verticais

Geralmente, a organização de um escritório considera somente os lugares que estão ao alcance dos olhos. No entanto, se você levantar um pouco mais essa visão, poderá encontrar outras maneiras de aproveitar o ambiente.

Por exemplo: por que não aproveitar o espaço entre o seu computador e o teto para deixar documentos importantes sempre à mão? Você pode fazer isso colocando uma ou duas prateleiras com uma distância de aproximadamente 30 centímetros.

E você não precisa se restringir ao escritório. Outros espaços verticais, como a parte de trás das escadas, são ótimas cartas na manga para armazenar documentos antigos, livros ou o que você preferir. Então, pense fora da caixa e otimize sua empresa!

5. Não guardar os documentos no lugar certo

Vamos imaginar que você está em reunião com um cliente na sua sala. No meio da conversa, o cliente pede para olhar rapidamente o orçamento que você enviou, apenas para fazer uma confirmação.

Mas, como esse documento fica no administrativo, você precisa se ausentar para pegá-lo. Não seria mais fácil se esse documento estivesse no seu escritório? Pois é; na hora de organizar o ambiente, é preciso ficar atento à sua funcionalidade e necessidade.

Pense em situações que poderiam ocorrer em cada setor — como essa que citamos — e imagine quais documentos você precisaria ter por perto para ter mais agilidade. Sem dúvida, isso vai trazer mais eficiência e fluidez para os seus processos.

6. Não terceirizar a armazenagem

Quando o crescimento da empresa é gradativo e constante, chega um momento em que não há espaço para guardar um documento sequer. Isso é inevitável. Mas é possível, sim, evitar que sua empresa seja consumida pelos próprios arquivos.

Essa solução atende pelo nome de self storage. Trata-se de uma atividade que está no Brasil desde 1996, e que oferece unidades autônomas para o armazenamento de móveis, documentos, entre outros bens de empresas e pessoas físicas.

Em outras palavras, isso significa que você terá uma extensão do seu almoxarifado em um ambiente seguro, controlado unicamente por você, e pelo período que você precisar.

Enfim, adotar práticas de organização no ambiente corporativo exige bastante do gestor, sem dúvida alguma. Só que esse é o tipo de investimento que se faz uma vez e pronto: basta mantê-lo para assistir ao crescimento da empresa do jeito que você sempre sonhou!

Agora, cá entre nós: com quantos desses erros você se identificou? Não se acanhe! Deixe o seu comentário contando quais são os hábitos que ficarão para trás na sua empresa!