Como organizar arquivos de um escritório de advocacia

Se durante anos acumulamos um grande número de documentos e outros papéis, imagina as empresas… melhor ainda, imagine um escritório de advocacia.

Inúmeros processos arquivados, sejam de casos encerrados ou casos abertos, precisam ser armazenados e organizados, para evitar perdas e prejudicar algum caso.

Independentemente do porte do escritório de advocacia, o número de arquivos é grande. Neste ramo ainda, é muito comum , que os advogados se associem uns aos outros, tornando a empresa especialista em uma área ou então um escritório que  atende todas as áreas: criminal, civil, trabalhista, etc.

Nossa Legislação exige que guardemos documentos pelo período mínimo de 5 anos, sendo que alguns deles, devem ser guardados pela vida toda. No entanto, sabemos que não é fácil guardar tantos documentos de forma adequada por tanto tempo, imagina então, um grande volume de arquivos, que muitas vezes podem ter milhares de páginas…

Alguns escritórios de advocacia, já aderiram à digitalização dos seus arquivos, no entanto, também possuem seus arquivos originais guardados na empresa.

Pela falta de espaço e para facilitar o trabalho no dia a dia, muitos escritórios tem procurado o serviço de Self Storage para guardar seus documentos, e principalmente, arquivos que já não são utilizados com freqüência. Neste tipo de serviço, o cliente guarda seus arquivos em um Box privativo e se precisar consultar/ retirar ou ainda guardar mais algum item, tem esta flexibilidade sem custo algum ou qualquer burocracia. Somente o cliente tem acesso ao Box.

Esta mobilidade permite que os escritórios cresçam de forma organizada, pois permitem que o ambiente de trabalho fique organizado,  sendo ele pequeno ou não,  e que os arquivos estejam sempre em perfeito estado e arquivados corretamente.

É  importante que antes de contratar o serviço de guarda documentos de um Self Storage, os arquivos sejam organizados corretamente, para que no caso de futuras consultas, o mesmo esteja armazenado de forma prática.

O local de armazenagem de documentos, também chamado Box, recebe tratamento contra mofo, umidade, pragas e roedores, permitindo que seus arquivos sejam conservados pelo período em que estiver guardado no Self Storage.

Muitos escritórios de advocacia, conseguiram reduzir custos, ao contratar um Self Storage para armazenar seus arquivos, pois evitaram ter que ir para um estabelecimento maior, devido à necessidade de armazenagem de documentos. Além de reduzirem custos com aluguel de escritório maior, o ambiente de trabalho fica mais organizado, podendo aumentar até o nível de produção dos funcionários, no dia a dia.

Confira nesse outro post as 5 dicas para manter o arquivo morto em boas condições.