Saiba como organizar os documentos da sua empresa

Organizar os documentos em uma empresa não é uma tarefa simples. A falta de espaço no escritório tornou-se um problema muito comum no Brasil, especialmente nos últimos anos, onde a valorização imobiliária tornou quase inviável contar com ambientes amplos e espaçosos.

Por essa razão, o gestor inteligente precisa adotar todas as medidas possíveis deixar seus papéis mais organizados e acessíveis. A boa notícia é que, tomando as atitudes certas, dá para reduzir os arquivos lotados e acabar com as chances de perder aquele documento importante. Quer conhecer algumas ótimas dicas de como organizar os documentos da empresa? Então confira o post de hoje!

Divida os documentos por grupos

Cada empresa organiza os documentos de uma maneira, mas o ideal é criar uma metodologia que facilite a separação e a busca. É mais conveniente fazer isso por grupos, criando pastas específicas. Dependendo do seu negócio, você pode ter divisões por temas, clientes, tipos de contrato, datas ou qualquer característica que seja inerente aos documentos que você possui.

Pode ser interessante, embora dê um pouco mais de trabalho, utilizar um sistema de etiquetas e códigos de barra. Eles informarão mais rapidamente onde se encontra determinado documento e também reduzirão bastante as chances de erros, perdas e duplicatas.

Eleja alguém para essa tarefa

Você não precisa contratar um funcionário exclusivamente para organizar os documentos da sua empresa, mas é interessante designar alguma pessoa para cuidar dessa função. Mesmo que ele tenha algumas outras atribuições, um colaborador que disponha de mais tempo e experiência no assunto pode ficar a cargo dessa tarefa e, então, controlar melhor o arquivamento de documentos. Com um responsável por isso, fica muito mais fácil evitar extravios e melhorar a rapidez nas buscas.

Use a tecnologia

Nem todos os documentos podem ser digitalizados: para diversos usos, é indispensável que haja a documentação física, em papel. No entanto, para os que não possuem essa demanda, a digitalização é uma boa ideia para poupar espaço. Além de computadores internos e HDs, há a possibilidade do uso da internet para facilitar e aprimorar a organização do seu negócio.

Soluções em nuvem (cloud computing) já são uma das saídas mais interessantes e rápidas do mercado. É possível, através delas, criar pastas segmentadas e ter a garantia de que esses arquivos não serão perdidos. No entanto, para uma maior segurança e para volumes muito maiores, alguns desses serviços, como a nuvem interna, podem ser um pouco dispendiosos.

Uma alternativa inteligente

O Self Storage é uma alternativa inteligente para organizar os documentos da sua empresa. As soluções de auto armazenagem são cada vez mais utilizados e surgem como uma alternativa muito eficiente, especialmente nas grandes cidades. Não importa se o seu negócio precisa armazenar pequenos ou grandes volumes: você pode contratar um box que atenda exatamente às suas necessidades. Dessa maneira, você resolve seu problema com eficácia e sem burocracia, deixando seus arquivos em total segurança.

Essas são atitudes que todo gestor inteligente precisa ter para conseguir minimizar o problema de arquivamento, tão comum nas mais diversas empresas. E você, conhece alguma dica de como organizar os documentos da empresa de maneira mais eficiente? Deixe sua opinião nos comentários e participe da nossa conversa!