Prazos para guardar documentos

guardar-documentosA legislação brasileira nos impõe que devemos guardar documentos (comprovantes, recibos, contratos), por determinados períodos afim de se comprovar que estamos em dia com nossas contas e também com nossas obrigações contratuais. Mas afinal, qual é o prazo para a guarda destes documentos? E como guardá-los de forma adequada?

A Brasil Storage lhe informa direitinho quais são os prazos para a guarda de documentos:

Tributos: Os comprovantes de pagamentos de IPTU, IPVA e a declaração de Imposto de Renda devem ser mantidos por 5 anos.

Contas de concessionárias: Água, energia, telefone e demais contas de serviços essenciais devem ser armazenadas também por 5 anos.

Declarações de qualquer tipo devem ser conservadas por 5 anos.

Condomínio: Declarações de quitação do pagamento do condomínio devem ser guardadas durante todo o período em que o morador estiver no imóvel. Após a saída, conservá-los por 10 anos (prazo prescricional estipulado pelo Código Civil).

Consórcio: Declarações devem ser guardadas até o encerramento das operações financeiras do grupo.

Seguro: Proposta, apólice e as declarações de pagamento devem ser guardadas por mais 1 ano após o fim da vigência.

Convênio médico: Proposta e contrato devem ser guardados por todo o período em que estiver como conveniado. Recibos dos 12 meses anteriores ao último reajuste devem ser guardados por todo o período de contratação. Importante ressaltar que o contrato de seguro saúde segue as regras dos seguros em geral, ou seja, qualquer reclamação ou ação judicial (do consumidor ao seguro ou do seguro ao consumidor) deve ser feita no prazo de 1 ano.

Mensalidade escolar/ cursos livres: Declarações e contrato devem ser guardados pelo período de 5 anos.

Cartão de crédito: Declarações e contratos devem ser guardados pelo período de cinco anos.

Aluguel: O locatário deve guardar o contrato e as declarações de pagamento por até três anos após a desocupação do imóvel e o recebimento do termo de entrega de chaves.

Compra de imóvel: A proposta, o contrato e todos os comprovantes de pagamento devem ser conservados pelo comprador até a lavratura e registro imobiliário da escritura.

Notas fiscais e certificados de garantia: As notas fiscais de compra de produtos e serviços duráveis e certificados de garantia devem ser guardados pelo prazo da vida útil do produto/serviço  a contar da aquisição do bem, uma vez que, mesmo após o término da garantia contratual, ainda há possibilidade de aparecerem vícios ocultos.

Contratos: Os contratos geralmente precisam ser conservados até que o vínculo entre as partes seja desfeito e, em se tratando de financiamento, até que todas as parcelas estejam quitadas e o bem desalienado.

Contracheque ou holerite: Devem ser guardados por 5 anos.

Notas de serviço: Devem ser guardados por 5 anos.

Carnê do INSS: Deve ser mantido até a aposentadoria e a retirada do benefício.

Cheques: Mantenha-os de 30 a 60 dias após a emissão. Sua compensação deve acontecer no prazo máximo de um mês, a partir da emissão do cheque, se for da mesma praça; e de dois meses, se for de outra praça. A prescrição de um cheque pode ser feita em um prazo máximo de seis meses contados da apresentação. O canhoto de cheque não tem valor legal, só vale para conferência.

Como arquivar os documentos para conservá-los durante estes prazos?

Para manter a organização dos documentos, seja em casa ou na empresa, separe seus documentos, organizando-os por assunto, de preferência em pastas , que facilita a sua localização.

Em lojas ou papelarias, você encontra pastas e até mesmo já um kit chamado APPS – arquivo para pastas suspensas, composto por uma caixa plástica com pastas suspensas de arquivo e etiquetas (com visor). Utilize as etiquetas para marcar que documentos estão guardados em cada divisória.

Evite contato de papéis com outros papéis, já que com o tempo, eles se desgastam;

Guarde-os em locais frescos e arejados, porém, evite a luz direta.

Se você não possui espaço na empresa ou em casa para guardar seus arquivos, talvez seja a hora de procurar um self storage para guardar documentos. Desta forma é possível manter sua casa/empresa organizada e seus documentos em segurança, com a flexibilidade de consultá-los sempre que precisar.

Venha para a Brasil Storage e conheça nossas soluções de armazenagem!!!