Como aumentar a eficiência da empresa com a organização de documentos?

Não é segredo pra ninguém que manter uma boa organização de documentos é essencial para o funcionamento adequado da sua empresa. Afinal, a posse do documento é o que garante a originalidade, validade e legalidade das informações ali declaradas.

Mas a gente sabe que, com a correria do dia a dia, é comum não organizar tão bem os registros da empresa. Pensando em otimizar esse processo e em te ajudar a manter total controle sobre a papelada, trouxemos este post com dicas infalíveis de gestão e as principais vantagens de deixar tudo organizado. Confira!

Mantenha um local físico e padronizado para armazenamento

Sabemos que a tecnologia é uma grande aliada na armazenagem e controle da documentação. No entanto, não basta colocar tudo no meio eletrônico e pronto. Como dissemos, alguns documentos demandam a posse física para comprovar a originalidade das informações.

Por isso, é importante designar um local específico dentro da empresa para guardar esses papéis, com espaço adequado e longe da poeira e da umidade. Para facilitar a organização, padronize os arquivos conforme o teor e a importância dos documentos, além da frequência com que você os consulta.

Se o seu problema for espaço, não se preocupe: contrate um Self Storage para armazenar toda a papelada com segurança, privacidade e a preço justo. Basta procurar uma empresa de Self Storage reconhecida no mercado e alugar um galpão de estocagem conforme a sua necessidade, sem burocracias e com contrato flexível.

Assim, mais do que ter um lugar específico e seguro para guardar documentos importantes, você agiliza o processo de organização da papelada, já que não precisará se preocupar em misturar documentos e outros materiais diversos ou restringir os armários principais da sua empresa com extenso volume de papéis.

Conte com a tecnologia para evitar falha humana

Vimos que é necessário manter o controle físico dos documentos em uma empresa. Por outro lado, também é fundamental contar com os avanços tecnológicos para otimizar o processo de organização do escritório e evitar possíveis erros manuais na gestão documental.

A princípio, quando o volume de documentos é pequeno, fica bem mais fácil manter a ordem e controle das informações. Mas, com o passar do tempo e o considerável aumento no volume de papéis, pode ficar inviável guardar e organizar tudo em arquivos-físicos, comprometendo seu tempo, sua produtividade e a eficiência da sua empresa.

Por isso, nunca desconsidere a ideia de investir em arquivos digitais de qualidade. Atualmente, existem no mercado vários softwares confiáveis para a gestão digital de documentos. Procure por um lojista de confiança e contrate um desses softwares para te auxiliar na gestão de documentos e contratos da sua empresa.

Além de padronizar a documentação, esses programas garantem agilidade e precisão exata na hora de consultar e checar algum documento, evitando o risco de falha humana.

Vantagens de manter a papelada organizada

  • Leitura fácil e ágil;
  • Comodidade no acesso;
  • Conservação e preservação adequadas;
  • Segurança e sigilo das informações;
  • Ordenamento e padronização;
  • Ambiente de trabalho limpo e organizado;
  • Otimização do tempo e maior produtividade;
  • Redução do risco de multas fiscais por não cumprimento dos prazos de apresentação documental.

Viu só? Se ainda restavam dúvidas sobre a importância da organização de documentos na sua empresa, agora certamente não restam mais! Aproveite e confira também os principais motivos e benefícios para armazenar os documentos da sua empresa em um Self Storage!