Como devo armazenar os documentos da minha empresa?

Todas as empresas precisam ter muita atenção ao armazenar os documentos relacionados à sua atividade. A guarda correta de notas fiscais, comprovantes e outros papéis que podem se perder no dia a dia é assunto sério, pois pode fazer a diferença entre encontrar um documento importante em tempo hábil ou não, o que implicará em consequências indesejáveis.

Se os documentos forem armazenados de forma organizada e prática, a empresa estará mais segura e qualquer informação poderá ser encontrada rapidamente. Mas se não existir nenhum controle nem organização, papéis vão se espalhar pelo escritório e sua equipe ficará perdida no momento em que um documento importante precisar ser consultado.

Portanto, se você não quiser ter dor de cabeça, a sua empresa deve ter um bom arquivo, para organizar desde documentos usados com frequência até o arquivo morto. A seguir, veja como você deve armazenar os documentos referentes ao seu negócio.

Reserve um lugar adequado para os documentos

Definir um local específico para manter o arquivo é um bom começo para a organização dos documentos. Assim, fica mais difícil papéis se misturarem e todos saberão que é naquele espaço que  qualquer busca por documentação deve ser feita.

Esse local deve ter espaço suficiente para comportar todos os documentos e vai variar de acordo com o tamanho e a atividade de cada empresa. Além disso, é importante que ele seja seguro, especialmente se envolver documentação confidencial.

Ainda é preciso ter atenção a questões de conservação e segurança: o local deve ser limpo e os papéis dispostos de forma que não atraiam insetos, como traças e baratas, além de ratos. E como o papel é um material inflamável, o espaço também deve contar com equipamentos contra incêndio.

Use critérios de organização

Guardar todos os papéis de maneira desordenada ou simplesmente escolher um local e torná-lo um depósito de documentos é expor a empresa a diversos problemas. Por isso, é essencial que se estabeleça um critério para a organização de tudo.

De acordo com a atividade comercial, separe cada papel de acordo com sua finalidade. Você pode separar notas fiscais, comprovantes, recibos, etc. por ordem alfabética, numérica, cronológica ou qualquer outra, desde que sejam critérios que facilitem o acesso a esses documentos. Nunca se sabe quando aquele comprovante precisará ser consultado,  daí a importância de se estabelecer um critério de busca em meio a diversos papéis para que você ganhe tempo.

Tenha ajuda para armazenar os documentos

Muitas vezes, o volume de documentos faz com que seja necessária a ajuda de alguém para manter tudo bem organizado, conservado e acessível para consultas. Por isso, contar com um funcionário que se encarregue do armazenagem de documentos pode agilizar o trabalho.

Também é possível contar com serviços como o self-storage, muito útil para armazenar uma gama de documentos e objetos que não precisem estar à disposição no dia a dia da empresa..

Fique atento aos prazos de armazenagem

Alguns documentos não precisam ficar guardados por tempo indeterminado. Busque mantê-los apenas o tempo necessário, já que papéis que não serão mais úteis servirão apenas para tomar espaço e oferecer riscos.

É recomendável que documentos como Cofins, recolhimento de PIS e folha de pagamento, por exemplo, sejam guardados por pelo menos 10 anos. Já contas de água, luz e telefone, imposto de renda, notas fiscais, IPTU e IPVA podem ser armazenadas durante 5 anos. Manter esses e outros documentos além do tempo necessário custa dinheiro, espaço e tempo, por isso é bom observar quais papéis já estão prescritos e podem ser descartados.

Quer saber mais sobre como armazenar os documentos, objetos e tudo mais que sua empresa precisa guardar? Entre em contato conosco e tire todas as suas dúvidas!