Saiba como organizar contratos da empresa

Deixar o ambiente de trabalho organizado é fundamental para manter a produtividade no dia a dia — e isso também está relacionado aos contratos da empresa.

Essa documentação é extremamente importante e envolve desde contratos com clientes e fornecedores até documentos de órgãos públicos, por exemplo. Realizar uma boa gestão desses papéis, portanto, é essencial para o negócio.

Dessa forma, é possível acompanhar a validade, o prazo de pagamento e tirar dúvidas mais facilmente, além de evitar multas e problemas judiciais. Quer aprender a organizar melhor esses documentos? Acompanhe!

Separe os contratos por tema

O primeiro passo para fazer a gestão de contratos da empresa é definir como eles serão segmentados.

Você pode organizá-los por cliente, caso tenha um volume grande, ou por tema, separando-os em contrato com clientes, fornecedores, funcionários, entre outros. Após definir o melhor método, coloque os documentos em pastas para armazená-los adequadamente.

Organize os documentos de acordo com a validade

Outro ponto positivo ao ordenar os contratos é ter mais agilidade para acompanhar e conferir a validade dos documentos.

Sendo assim, depois de separá-los por tema, a sugestão é organizá-los por ordem de duração. Dessa forma, torna-se mais fácil visualizar aqueles que necessitam de renovação.

Defina um local para armazenar os contratos da empresa

Não adianta arrumar os documentos e deixá-los sobre a mesa ou em caixas pelo escritório. Lembre-se de que eles são de extrema importância, por isso é fundamental colocá-los em um local adequado para garantir a durabilidade e evitar acidentes com líquidos ou produtos químicos, por exemplo.

Essa ação também contribui para a organização do ambiente de trabalho e facilita a consulta e arquivamento de outros documentos no futuro.

Uma das sugestões para armazenamento é optar por armários ou estantes próprias para essa função. Se não houver espaço para isso ou se a quantidade de papéis for grande, uma boa solução é investir em um self storage, um local propício para conservar objetos e documentos.

Contar com um self storage para guardar os contratos é bastante vantajoso, inclusive para as pequenas empresas, pois possibilita acessá-los sempre que for preciso e ainda otimiza o espaço no escritório.

Crie um sistema de controle

Mesmo com os documentos organizados, controlar os prazos e detalhes de cada contrato pode não ser uma tarefa fácil — especialmente se o volume for grande.

Por isso, o ideal é contar com um sistema para controle, que pode ser feito com uso de software específico ou por meio de planilhas.

Incentive a organização entre os colaboradores

Por fim, para garantir a organização constante dos documentos, é preciso incentivar os funcionários para que eles também realizem essa tarefa. Para isso, é importante orientá-los e treiná-los quanto à forma de armazenamento e consulta.

Independentemente do seu segmento de atuação, é essencial arrumar os contratos da empresa corretamente. Isso pode parecer trabalhoso no início, mas, sem dúvida, contribuirá para a produtividade e eficiência do negócio.

Com uma boa gestão de contratos, torna-se muito mais simples acessá-los, evitando desperdício de tempo e problemas com multas, renovações e pagamentos.

Quer saber como o self storage pode ser positivo para o seu escritório? Então descubra também como os escritórios de contabilidade podem utilizar o self storage!