6 erros de organização que prejudicam o crescimento da sua empresa

Você já obteve um resultado negativo na sua empresa mesmo tendo feito tudo conforme manda o figurino? Procurou, procurou e não conseguiu encontrar o problema?

Isso pode ter acontecido porque, na ânsia por uma solução que mantivesse o crescimento da empresa, você deixou de olhar para o verdadeiro vilão da história. “Como assim?”, você nos pergunta.

É simples: muitas vezes, as falhas não são fruto de um agente externo que chegou de repente e quebrou o ritmo, mas sim de práticas adotadas internamente que não valorizam a otimização e a fluidez dos processos empresariais. E aí, quer aprender a identificar essas “maçãs podres”? Então você está no lugar certo!

Separamos neste post os 6 erros que mais prejudicam o sucesso nos negócios, para você parar de cometê-los agora mesmo. Continue a leitura!

1. Não controlar a saúde financeira

Sabemos que os gerentes têm de lidar com inúmeras responsabilidades no decorrer do dia. E para dar conta da rotina, alguns deles colocam a organização financeira em segundo plano. De fato, isso é compreensível — mas não é indicado.

Isso porque a saúde financeira da sua empresa é o principal motor que a conduzirá para o sucesso. Logo, sem um controle financeiro, será muito difícil identificar onde você está gastando demais, onde pode investir e onde pode melhorar.

Ou seja: assim, você mais perde do que ganha.

Hoje em dia, a tecnologia facilitou muito a vida de quem precisa se desdobrar para atender aos seus compromissos. Um bom exemplo disso é a grande oferta de softwares financeiros, que automatizam e reúnem informações em um único lugar.

Mas, se não puder fazer esse investimento, comece a controlar todos os lucros e dividendos da sua empresa por conta própria. Abra uma planilha no Excel e relacione tudo o que você gasta e recebe, utilizando uma aba para cada mês do ano. Com o tempo, você perceberá o quanto isso vale a pena.

2. Não saber quando arquivar os documentos

Você já teve a impressão de que todos os seus documentos são importantes? Se sim, então, em algum momento, você já entrou na sua sala e se deparou com uma pilha de papéis que poluíam o ambiente. Como se sentiu ao trabalhar em um lugar assim?

Pois é… São nesses momentos que a desorganização de documentos mostra a que veio, diminuindo consideravelmente a energia que você aplicaria na realização de suas tarefas.

De acordo com um levantamento feito na Inglaterra, uma pessoa pode perder até cinco horas por semana procurando itens no escritório. É muito tempo, não é mesmo? Mas, agora, você não terá mais esse problema!

Basta manter arquivados no seu ambiente de trabalho — e nos demais setores da sua empresa — apenas os documentos do ano atual e do anterior. Os mais antigos, você deve enviar para um local apropriado, como um self storage!

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Contudo, fique atento para não criar um museu de documentos na sua empresa. Preste atenção aos prazos para guardar os documentos e conserve-os apenas pelo período necessário.

3. Não ter foco ao organizar

Dos dois erros que citamos até agora, qual você arrumaria primeiro: o controle financeiro ou o controle de documentos? Afinal, saber essa resposta é fundamental para que você possa extrair o melhor da organização.

De fato, o único caminho para garantir esse resultado é manter o foco. Isso quer dizer que você terá de priorizar os itens que precisam de ajustes para só então fazer as mudanças necessárias.

Pense rápido: no seu caso, o que é mais urgente? As finanças ou o arquivamento?

Você deve agir primeiro onde é mais crucial e concentrar todos os seus esforços para resolver suas questões. Só então você deverá avançar para o seguinte, pois, do contrário, se quiser abraçar tudo de uma vez, acabará tratando com superficialidade o que merece sua total atenção.

4. Não explorar os espaços verticais

Geralmente, a organização de um escritório considera somente os lugares que estão ao alcance dos olhos. No entanto, se você aumentar um pouco mais o alcance dessa visão, poderá encontrar outras maneiras de aproveitar o ambiente.

Por exemplo: por que não aproveitar o espaço entre o seu computador e o teto para deixar documentos importantes sempre à mão? Você pode fazer isso colocando uma ou duas prateleiras com uma distância de aproximadamente 30 centímetros.

E você não precisa se restringir ao escritório. Outros espaços verticais, como a parte de trás das escadas, são ótimas cartas na manga para armazenar documentos antigos, livros ou o que você preferir. Então, pense fora da caixa e otimize sua empresa!

5. Não guardar os documentos no lugar certo

Vamos imaginar que você está em reunião com um cliente na sua sala. No meio da conversa, o cliente pede para olhar rapidamente o orçamento que você enviou, apenas para fazer uma confirmação.

Mas, como esse documento fica no administrativo, você precisa se ausentar para pegá-lo. Não seria mais fácil se esse documento estivesse no seu escritório? Pois é; na hora de organizar o ambiente, é preciso ficar atento à sua funcionalidade e necessidade.

Por exemplo, pense em situações que poderiam ocorrer em cada setor — como essa que citamos — e imagine quais documentos você precisaria ter por perto para ter mais agilidade. Sem dúvidas, essa ação vai trazer mais eficiência e fluidez para os seus processos.

6. Não terceirizar a armazenagem

Quando o crescimento da empresa é gradativo e constante, chega um momento em que não há espaço para guardar um documento sequer. Isso é inevitável, mas é possível, sim, evitar que sua empresa seja consumida pelos próprios arquivos com uma solução muito prática: a locação de um self storage.

Um self storage trata-se de uma atividade que está no Brasil desde 1996, e que oferece unidades autônomas para o armazenamento de móveis, documentos, entre outros bens de empresas e pessoas físicas.

Em outras palavras, ter um self storage significa que você terá uma extensão do seu almoxarifado em um ambiente seguro, controlado unicamente por você, e pelo período que você precisar.

Conclusão

Adotar práticas de organização no ambiente corporativo exige bastante do gestor, sem dúvida alguma. Só que esse é o tipo de investimento que se faz uma vez e pronto: basta mantê-lo para assistir ao crescimento da empresa do jeito que você sempre sonhou!

Agora, cá entre nós: com quantos desses erros você se identificou? Não se acanhe! Deixe o seu comentário contando para a gente quais são os hábitos que ficarão para trás na sua empresa!

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Artigo publicado originalmente no dia 12/05/2017 e atualizado no dia 30/08/2021